権利証を紛失したときの対処法

不動産を所有すると、権利証という証明書類が発行されます。
過去に何度も不動産売買をお任せいただいてる私からみて、権利証の重要性を理解されていない方が多く見受けられます。
重要性を理解していないから、権利証の管理がずさんになり、紛失してしまう方もいます。権利証を紛失すると余計な手続きが増えたり、売却時の諸費用が増えたり、最悪の場合は契約時に設定された決済期日に決済が行えず、違約金問題になってしまう可能性もあります。
今回は「権利証」について、そもそも権利証とはなんなのか、紛失してしまった場合はどのように対処すべきかをご説明させていただきます。

そもそも「権利証」とは

権利証とは、土地や建物の「所有権移転登記」や新築時の建物の「所有権保存登記」が完了したことを証明する書類で、法務局から交付されます。
一般的に「権利証」という通称でよばれていますが、権利証とよばれるものには「登記済証」と「登記識別情報」があり、2005年の不動産登記法改正以降、登記済証が発行されることはなく、登記識別情報を発行することになっています。

権利証が必要になる場面

権利証が必要となるのは、不動産の売却時や抵当権設定時、権利の変更を伴う登記を行う場面などで、該当不動産の所有者であることを証明する必要があるときです。
単なる住所変更や氏名の変更登記を行う場合や、相続による所有権移転の場合は必要ありません。
必要になる場面の詳細は下記の通りです。

・売買、贈与による所有権移転

権利証が必要になる典型的な例としては、売買、贈与、交換等による所有権移転登記時です。
所有権移転登記に特別な資格は必要なく、個人が自身で手続きをすることも可能です。
登記の際は、登記申請書、権利証、売買契約書、本人確認書類などの書類を添付のうえ、法務局に提出して行います。
ただし、重要な手続きですし、誰でも簡単にできるような申請ではないので、司法書士に委任することが大半です。

・抵当権の設定時

不動産を購入する際、金融機関から融資を受けて購入される方がほとんどだと思います。
融資をする金融機関は、該当不動産に抵当権を設定しますが、この抵当権設定登記の際にも権利証が必要です。
不動産取得時の担保設定のときはもちろん、不動産担保ローンの利用や借り換えの際にも権利証は必要になります。

権利証を紛失したときの対処法

上記のとおり、権利証は所有者であることを証明する非常に大切な書類です。
万が一権利証を紛失したとしても所有権を失ったり、登記が抹消されることはありません。
仮に第三者が権利証をなにかしらの方法で手に入れたとしても、それだけですぐ悪用されることはありません。

ただし、実印や印鑑登録証も見当たらない場合は大変です。
警察に紛失届を提出するのはもちろんですが、不正に権利移転の登記が行われていないかを確認し、不正登記を防止する手だてをとる必要があります。
権利証は不動産の所有権が変更された際に一度だけ発行されるもので、いかなる理由であっても再発行はできません。
権利証の紛失がわかったときは、すぐに以下の確認・実行をしましょう。

・実印と印鑑登録証の確認

新たな登記をする際、権利証のみでは不十分なので、権利証を無くしたからといってすぐ悪用されるような事はありません。
ただ、実印と印鑑証明証があれば、第三者が権利証を悪用して所有権移転登記ができてしまいます。
なので、権利証が見当たらない場合は、同時に実印と印鑑証明証があるか、あった場合は実物であるかどうかを確認しましょう。

・登記簿謄本の取得

権利証や実印、印鑑証明証がない場合は、法務局で登記簿謄本を取得し、不正登記が行われていないかを確認するようにしてください。
登記申請があった場合は、登記完了まで登記簿謄本を取得することができません。
登記申請の形跡がある場合には、速やかに法務局や司法書士に相談し対処しましょう。

・不正登記の防止対策

最後に、不正登記防止申出と登記識別情報の失効申出を行います。
不正登記防止申出とは、登記識別情報を盗み見られたり、登記識別情報通知や印鑑証明証を盗まれたりしたときに、これを取得したものが登記名義人になりすまして不正な登記がされることを防止するため、法務局に対して申出をする制度です。
この申出をしてから三か月以内にこの申出にかかわる登記の申請があったときは、速やかに申出をした者にその旨が通知されるようになります。
また、登記識別情報の失効申出が受理されると、その登記識別情報は効力を失いますので、例えば売買による所有権移転登記をしなければならない場面であれば、本人確認手続等が必要になります。

これらの手続きは、原則として登記名義人本人が法務局に出向いて行う必要があります。

権利証を紛失した場合の登記申請方法

これまでの説明で権利証が重要な書類であることはご理解いただけたかと思います。
ただ、万が一権利証を紛失してしまっても、所有権移転登記や抵当権設定登記は可能です。
権利証は所有権者であることを証明するための本人確認書類ですので、司法書士等に代替書類を作成してもらうことで対応をします。
不動産業者や司法書士と相談しながら最適な方法を選択しましょう。

・司法書士に依頼して本人確認証明情報を作成してもらう

司法書士や弁護士の資格者代理人に本人確認をしてもらうことで、登記名義人であることを証明してもらう方法です。
司法書士に権利証の代わりとなる本人確認証明情報を作成してもらい、登記申請書に添付する方法です。
登記手続きを司法書士に依頼する場合、こちらの方法が採用されることが多いです。

・公証人による本人確認

公証人立ち合いの下で登記申請書等に記名押印し、本人確認の認証を付与してもらう方法です。
公証人によって認証された書類は、権利証の代わりとして添付することができます。

・事前通知制度を利用する

法務局からの本人限定受取郵便による確認通知に実印を押印し、2週間以内に法務局に返送もしくは持参する方法です。
事前通知制度を利用するメリットは、費用がかからないことです。

まとめ

今回のコラムでは、権利証を紛失したときの対処法について解説しました。
権利証は非常に重要な書類であるにもかかわらず、その重要性を理解せずに紛失してしまったり、捨ててしまったりする方を見かけます。

ただ、権利証がなくても売買はできます。
このコラムをご覧いただいている方は、売却を検討されている方が多いと思いますので、もし権利証がない状態なのであれば、すぐに売却をお任せしている不動産会社にその旨を報告し、アドバイスを受けましょう。

もし、不動産の売却等で所有権登記の手続きが必要な場合は、

👉司法書士に依頼して本人確認証明情報を作成してもらう
👉公証役場に行って公証人による本人確認をしてもらう
👉事前通知制度を利用する

このいずれかの方法で、権利証がなくても売却を進めることができます。

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不動産の登記関係の手続きは、決して簡単なものではありません。
不安な方は司法書士や弁護士におまかせすることをおすすめします。
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